Advies koorbesturen

Ook bij bestuurszaken van organisatorische en financiële aard biedt de LOVOK u de helpende hand. Bijvoorbeeld bij het verkrijgen van rechtsbevoegdheid, het opstellen van statuten, het aanvragen van subsidies, het opzetten van een eenvoudige boekhouding en zaken met betrekking tot de arbeidsverhouding. Zo zijn de statuten van de LOVOK met enkele wijzigingen uitermate geschikt voor uw koor. U moet ze dan wel, net als wij, notarieel laten vastleggen. U bespaart omdat de notaris minder werk heeft...
Hieronder nog een aantal zaken waar u wellicht mee geholpen bent.
Doe er uw voordeel mee, maar meldt ons ook als u nog iets mist en/of andere suggesties heeft. Wij passen deze pagina graag aan ten voordele van al onze leden...

Betaal uw jaarlijkse contributie op tijd!
Voor het eind van het jaar ontvangt u de factuur van het nieuwe jaar. Wij sturen geen herinneringen meer, zoals u dat gewend was. Zo lang u niet heeft betaald dragen wij voor u geen bijdrage BUMA en KoorNetwerk af en zingt u dus zonder rechten. Uw betaling dient uiterlijk 15 februari van het factuurjaar op de LOVOK-rekening zijn bijgeschreven.
Wie niet op tijd betaalt verliest ook de opgebouwde jaren van het lidmaatschap en dat heeft invloed op zaken als jubileumbijdrage en korendagen, waarvoor een bepaalde tijd lidmaatschap een voorwaarde is.
Loop a.u.b. geen risico en betaal dus ruim op tijd…

Uw informatie op de LOVOK-website
Uw informatie voor het nieuws en de agenda plaatsen wij gaarne. Gelieve de informatie aan te leveren als "platte tekst" in een mail of in een meegestuurd WORD-document via ons secretariaat. U dient te controleren of de informatie (nog) juist is weergegeven. Bent u bvb op zoek naar een dirigent of een pianist dan kunt u een item daarover aanmelden voor het nieuws. Over agenda-items nog even het volgende. Kijk naar voorbeelden op de website. Meldt, met volledig adres, waar het is, hoe laat u begint (en hoe laat de zaal open is), de entreeprijs, parkeergelegenheid, of koren zich nog kunnen aanmelden, et cetera. Uw item dient plaatsbaar te zijn. Geef aanpassingen tijdig door...

Uw foto’s in de LOVOK-fotogalerij
Wilt u foto’s van uw evenement op de LOVOK-website dan gelden de volgende regels:
1 - Maximaal 5 foto’s van dat evenement van maximaal 1 MB
2 - Naam foto: <datum evenement jjjjmmdd> - titel - <volgnummer>

In de begeleidende mail aan onze secretaris vermeldt u, o.a.,  de naam van het evenement en de naam van het organiserende koor en/of de organisatie.

Privacy
Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht voor alle organisaties die gegevens van personen in een bestand bewaren. Op de website van Koornetwerk Nederland vindt U alle benodigde infomatie om te kunnen voldoen aan de nieuwe wetgeving.
M.b.t. evenementen die door LOVOK of haar leden georganiseerd worden geldt dat de deelnemers en de bezoekers er op geattendeerd moeten worden dat hun aanwezigheid impliceert dat zij toestemming geven voor publicatie van de daar gemaakte foto’s, films en geluidsopnames voor gebruik in de bladen en op de websites van LOVOK en haar leden.

Verzekering:
LOVOK-koren kunnen voordelig verzekeringen afsluiten. De verzekeringen zijn gericht op uw vereniging en zorgen ervoor dat u op een onbezorgde manier actief bezig kunt zijn.

Belangrijke verzekeringen voor uw vereniging
Collectieve aansprakelijkheid, Muziekinstrumenten en uniformen, Gebouwen, Inventaris, Reis en ongevallen, Bestuurdersaansprakelijkheid, Evenementen, Rechtsbijstand, Ziekengeld

De voordelen
Lage premies en goede voorwaarden afgestemd op de risico’s in uw branche

Aon Verzekeringen
Aon Verzekeringen heeft een verzekeringspakket samengesteld voor koren. Uw vereniging kan daarvan profiteren. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met onze penningmeester.

Arrangementen en composities aankopen
Een, volgens ons, interessante aanbieder is www.jetsebremer.nl. Doe er uw voordeel mee. Heeft u andere tips, laat het ons weten.

Korendag en BUMA
Indien een koor een korendag organiseert is dat koor verantwoordelijk voor de afdracht van de Buma rechten van alle deelnemende koren. Het is dan ook van belang om na te gaan of de deelnemende koren zijn aangesloten bij Buma of een landelijke Bond voor (Zang)-Koren. Deelnemende LOVOK-leden hoeft u uiteraard niet extra te controleren, omdat voor hen de afdracht via LOVOK voldaan wordt.
Overtuig u dus vooraf dat de afdrachten geregeld zijn waardoor u achteraf niet verrast kunt worden door een naheffing van BUMA.

LOVOK ondersteunt Korendagen
Om de leden van LOVOK te motiveren tot het organiseren van een korendag ondersteunen wij de organisatoren financieel.

Voorwaarden

1 – De organisator is, minimaal 13 maanden, lid van LOVOK en was de afgelopen 12 maanden niet betrokken bij een door LOVOK financieel ondersteunde korendag.
2 – De korendag wordt uiterlijk 3 maanden vooraf bij LOVOK aangemeld ( inclusief datum, tijd en plaats van optreden) voor vermelding op de LOVOK-agenda.
3 – Er treden, inclusief de organisator, minimaal 4 koren op.
4 – Ieder koor krijgt minimaal 25 minuten beschikking over het podium, waarvan minimaal 20 minuten voor het optreden. De 5 minuten verschil zijn voor het betreden en verlaten van het podium.
5 – De samenwerking met LOVOK wordt duidelijk vermeld door het tonen van een duidelijk zichtbaar LOVOK-logo op de voor- of achterkant van het programmaboekje, met een hoogte van minimaal 4cm. Op de voor- of achterkant van het boekje komt ook goed leesbaar (lettertype ARIAL, minimaal 12pt) de volgende tekst:
“Deze dag wordt financieel ondersteund door LOVOK, waarvan het organiserend koor lid is. Voor meer informatie zie www.lovok.nl”
(U mag de tekst "het organiserend koor" vervangen door de naam van uw koor).
Het programmaboekje is, 2 weken voor de uitvoering, in bezit van het LOVOK-bestuur.
6 – Het LOVOK-bestuur is automatisch uitgenodigd.
7 – U dient uw verzoek tot financiële ondersteuning, uiterlijk 3 maanden voor de uitvoering, in bij ons secretariaat.

Financiële Ondersteuning
Het organiserend koor krijgt €50 bijdrage en €60 per deelnemend LOVOK-koor. Er wordt maximaal voor 5 koren uitbetaald. De bijdrage wordt overgemaakt indien u zich aan alle voorwaarden hebt gehouden en na accordering van het LOVOK-bestuur tijdens de eerstvolgende bestuursvergadering die volgt op uw korendag.

Aanmelding
LOVOK streeft er naar om de korendagen zo veel mogelijk over het land te spreiden. Voor aanmeldingen tot en met 30 november van het jaar voorafgaand aan de te organiseren korendagen geldt het volgende: Het eerste koor uit een provincie komt altijd in aanmerking voor LOVOK-sponsoring. De rest op volgorde van binnenkomst. Meldt u dus tijdig aan.

Limiet aan de regeling
LOVOK ondersteunt maximaal 7 korendagen per jaar.

Motivering
Korendagen zijn voor alle liefhebbers een genoegen. Bekendheid van LOVOK zorgt ervoor dat meer koren op de hoogte komen van ons lage lidmaatschapstarief en de voordelen van dat lidmaatschap. Door actieve leden, binnen ons beperkte budget, extra te ondersteunen vergroten we dus het aantal leden/contributies. Het versterkt onze kas- en onderhandelingspositie en dat is een voordeel voor alle leden.

Presentie op korendagen
Op de korendagen die LOVOK voor haar leden organiseert verwachten wij dat de deelnemende koren van begin tot eind aanwezig zijn. M.a.w. dat zij solidair met elkaar zijn ongeacht het moment van optreden.
Indien een koor op de geplande tijd niet in staat is haar repertoire te brengen dan vervalt (dat deel van) het optreden. Bij dergelijke situaties zullen wij altijd proberen om, binnen onze mogelijkheden, te regelen wat er te regelen valt.
Hoe u omgaat met de korendagen die u organiseert is uiteraard aan u, maar wij denken dat bovenstaande een goede richtlijn is.
Niemand zingt graag voor een voor een halfvolle zaal…

LOVOK-bijdrage terug bij jubileum
Voor koren die minstens 5 aaneengesloten jaren, voorafgaand op een jubileumjaar, lid van LOVOK zijn hebben we een verrassing. Dat gaat als volgt…
LOVOK beschouwt iedere, elkaar hopelijk veelmaals opvolgende, 25 jaar als een jubileum en stort dan het LOVOK-deel van uw contributie terug als felicitatie.
Voorbeeld: In 2025 bestaat uw koor 50 jaar en u heeft dat gemeld en aangetoond bij ons secretariaat. In 2026 maakt u op tijd uw volledige contributie over met de vermelding "Vorig jaar 50-jarig jubileum". Onze penningmeester stort dan, na positieve controle, het betaalde bedrag, minus de afdracht voor koornetwerk en BUMA, als een soort verlate felicitatie terug op uw rekening. Gefeliciteerd!